Apps e integraciones

Las apps llevan a tus pantallas contenido alojado en otro servicio. Un informe de Power BI o una presentación de Google Slides se reproducen en vivo: conectas la cuenta una vez, pegas un enlace y la pantalla muestra siempre la versión actual — sin exportar una imagen cada vez que algo cambia. Google Drive funciona de otra manera: importa un vídeo o una imagen de Drive a tu biblioteca de medios, y así te ahorras descargar el archivo y volver a subirlo tú. Este artículo cubre lo que todas las apps tienen en común: conectar cuentas, crear reproducibles de app y qué hacer cuando una conexión necesita atención. Además, cada app tiene su propia página con los detalles.

Apps disponibles

Cómo funcionan los reproducibles de app

Power BI y Google Slides crean un reproducible de tipo Aplicación. Aparece en la biblioteca de medios y entra en las listas de reproducción como cualquier imagen o vídeo. La diferencia es de dónde sale el contenido: el reproductor lo carga en vivo desde el servicio de origen cada vez que sale en pantalla, así que lo que se ve es siempre el informe o la presentación actual.

La imagen que ves en la biblioteca es solo una miniatura, no lo que se reproduce. Se actualiza a diario y cada vez que guardas la configuración del reproducible. Mientras la cuenta conectada necesite reconectarse, la miniatura no se actualiza y se queda la última imagen. Los reproducibles creados a partir de enlaces públicos no tienen miniatura: la biblioteca muestra un icono genérico y la página del reproducible muestra en su lugar una vista previa en vivo.

Google Drive es diferente: hace una copia única. El archivo importado se convierte en un reproducible normal de tipo Imagen o Video que se comporta exactamente igual que un archivo que hayas subido tú: se reproduce sin conexión y no cambia cuando cambia el archivo en Drive. Todo lo que dice esta página sobre la carga en vivo, el acceso a internet y las miniaturas se aplica solo a Power BI y Google Slides. Consulta La app de Google Drive.

Conectar una cuenta

El contenido privado — un informe que solo ve tu equipo, una presentación o un archivo que no se comparten públicamente — necesita una cuenta conectada. Las conexiones se gestionan en la página Integraciones: abre Configuración y haz clic en Integraciones.

1. Asegúrate de que estás trabajando en el departamento correcto: las conexiones pertenecen al departamento que está activo en el selector de departamentos.
2. Haz clic en Conectar Microsoft (para Power BI) o Conectar Google (para Google Slides y Google Drive; una misma cuenta de Google sirve para las dos).
3. Se abre una ventana de inicio de sesión: inicia sesión y aprueba el acceso solicitado. Si tu navegador bloquea la ventana emergente, permite las ventanas emergentes para el panel de control y vuelve a intentarlo. Termina de iniciar sesión en unos 10 minutos; si la ventana lleva abierta más tiempo, ciérrala y empieza de nuevo.

Cada cuenta conectada tiene su propia tarjeta, con la etiqueta Microsoft o Google, la dirección de correo de la cuenta, el nombre de quien la conectó y su estado: Activa, o Requiere reconexión cuando necesita atención. Si vuelves a conectar la misma cuenta, se actualiza la conexión existente en lugar de crearse un duplicado — y si esa conexión necesitaba reconectarse, con eso también queda arreglada.

Una cuenta conectada en un departamento solo se usa en ese departamento. Si varios departamentos necesitan la misma cuenta, conéctala en cada uno de ellos.

Quién puede gestionar las conexiones

Solo los usuarios con el rol Admin del departamento o Administrador de la organización pueden conectar, reconectar y eliminar cuentas — consulta los roles. Quienes tienen el rol Manager o Miembro ven las conexiones del departamento y pueden usarlas al crear reproducibles de app, pero no pueden añadirlas, reconectarlas ni eliminarlas. Los cambios solo son posibles con un departamento concreto seleccionado en el selector de departamentos, no mientras ves todos los departamentos.

Cuentas de Google y acceso a archivos

Una conexión de Google no obtiene acceso a todo tu Google Drive. Solo puede abrir:

• los archivos que se han permitido para la app — uno a uno, con un paso que se hace una sola vez (Permitir acceso mediante Google Drive) en una ventana de Google, y
• el contenido publicado o compartido públicamente.

Bohemica Signage solo lee estos archivos; nunca cambia nada en tu cuenta de Google. En la pantalla de consentimiento de Google, este permiso por archivo aparece descrito con la redacción estándar del propio Google: déjalo marcado, porque si no, la cuenta no se puede conectar.

Algunas cosas que conviene saber sobre cómo permitir archivos:

• Solo los administradores del departamento y de la organización pueden permitir archivos. Los demás miembros pueden usar enlaces públicos o archivos que un administrador ya haya permitido para la misma cuenta conectada.
• Un archivo permitido sigue permitido para esa cuenta, así que la ventana de Google solo hace falta la primera vez.
• Para usar la ventana de Google tienes que haber iniciado sesión en Google en el mismo navegador. Si te pide iniciar sesión o no carga, permite las cookies de terceros para google.com — o usa Chrome.

Los detalles están en las páginas La app de Google Slides y La app de Google Drive.

Enlaces públicos

Las tres apps aceptan también contenido público, que funciona sin ninguna cuenta conectada:

• Power BI — informes publicados con Publicar en la web.
• Google Slides — presentaciones publicadas con Archivo → Compartir → Publicar en la web.
• Google Drive — archivos compartidos como Cualquier persona con el enlace.

Crear un reproducible de app

1. En la sección Reproducibles, haz clic en Agregar nuevo reproducible y elige el tipo Aplicación.
2. Elige la app.
3. Pega el enlace del informe, de la presentación o del archivo. El panel de control comprueba el enlace en cuanto lo pegas y muestra el nombre de lo que ha encontrado. Si no sabes qué enlace copiar, tienes una ayuda justo al lado del campo.
4. Debajo del enlace, elige qué cuenta conectada usar (solo hace falta para contenido privado). Si tu departamento tiene exactamente una cuenta activa para ese servicio, ya viene seleccionada. Al cambiar de cuenta, el enlace se vuelve a comprobar.
5. El Nombre viene rellenado con el nombre del contenido: mantenlo o cámbialo. Un enlace de Publicar en la web de Power BI no incluye el nombre del informe, así que tendrás que escribirlo tú.
6. Ajusta la configuración de la app, si la tiene (en Google Slides, la duración de las diapositivas).
7. Haz clic en Crear reproducible de app — o, en el caso de Google Drive, en Importar.

Un archivo privado de Google que todavía no se ha permitido para la cuenta necesita un paso más antes de poder continuar — consulta Cuentas de Google y acceso a archivos.

La página del nuevo reproducible se abre al momento. En Power BI y Google Slides verás una vista previa y podrás empezar a añadir el reproducible a listas de reproducción; en Google Drive verás el progreso de la importación.

La página del reproducible de app

Al abrir un reproducible de Power BI o de Google Slides desde la biblioteca verás:

• una vista previa: la última miniatura, o una vista previa en vivo cuando no hay miniatura;
• la app y la cuenta que usa (ninguna, si es un enlace público);
• su estado: Activa; Requiere reconexión, con un enlace a la página Integraciones; Enlace público, para contenido que se reproduce sin cuenta; o Desconectada, cuando la cuenta que usaba ya no está conectada; en la cuenta aparece entonces Cuenta eliminada. Un reproducible así no se muestra en las pantallas ni se puede añadir a nuevas listas de reproducción (consulta Las apps en las listas de reproducción).

Los administradores del departamento y de la organización pueden además editar la configuración de la app, si la tiene (de momento solo Google Slides, para la duración de las diapositivas).

Una importación de Google Drive no es un reproducible de app: cuando termina, tiene la página habitual de una imagen o un vídeo.

Las apps en las listas de reproducción

Los reproducibles de app se programan como cualquier otro contenido — consulta Crear listas de reproducción y Programación y prioridad. Una diferencia: la duración mínima de un elemento de app es de 60 segundos (uno recién añadido empieza en 5 minutos), mientras que las imágenes y las páginas web pueden durar apenas 5 segundos. El contenido de una app debe quedarse en pantalla el tiempo suficiente para leerse — un informe que pasa volando en unos segundos no le sirve a nadie. Los archivos importados de Google Drive siguen las reglas habituales de las imágenes y los vídeos.

Un reproducible con el estado Desconectada no se puede añadir a una lista de reproducción: aparece atenuado al elegir reproducibles. No desaparece de las listas en las que ya está, y puedes seguir editándolas y guardándolas, pero en pantalla se muestra un aviso en su lugar. Quítalo de esas listas, o elimínalo y vuelve a crearlo con una cuenta conectada. Un reproducible cuya cuenta muestra Requiere reconexión sí se puede añadir: en cuanto vuelvas a conectar la cuenta, funcionará de nuevo por sí solo.

Cuando una conexión necesita atención

El acceso puede perderse por causas ajenas al panel de control: un cambio de contraseña, permisos revocados o la política de la empresa pueden invalidar una conexión. Cuando ocurre:

• En pantalla, nada se queda en negro. Un hueco que empieza a cargar el contenido muestra un aviso de que un administrador tiene que volver a conectarlo; un hueco que ya se estaba reproduciendo indica que el contenido no está disponible temporalmente y sigue intentándolo. Estos avisos aparecen en el idioma configurado en el reproductor; si ese idioma no está disponible, se usa el inglés. El resto de la lista se reproduce con normalidad.
• En el panel de control, la cuenta aparece como Requiere reconexión en la página Integraciones y en la página de cada reproducible que la usa.
• Por correo electrónico, la persona que conectó la cuenta recibe un único mensaje al respecto, en su idioma.

Para solucionarlo, un administrador del departamento o de la organización hace clic en Volver a conectar en la tarjeta de la cuenta e inicia sesión con la misma cuenta. Cualquier otra cuenta se rechaza, así que tu contenido nunca pasa a mostrar sin avisar los datos de otra persona. Ese único paso arregla todos los reproducibles que usan la conexión, y las pantallas se recuperan solas — no hay que reconstruir nada.

Eliminar una conexión

Una conexión que usa al menos un reproducible de app no se puede eliminar. Al hacer clic en Eliminar, en lugar de una confirmación el panel de control te muestra qué reproducibles usan la cuenta: los cinco primeros por su nombre y el resto como un número. Ver en Reproducibles abre la biblioteca de medios filtrada solo a ellos; quita el filtro con la cruz junto al nombre de la cuenta, encima de la lista. Cuando los hayas eliminado (consulta Eliminar contenido), podrás eliminar la conexión.

• Los reproducibles creados a partir de enlaces públicos y las importaciones de Google Drive ya terminadas no usan la conexión, así que no impiden eliminarla. Una importación de Drive que todavía se esté descargando con esa cuenta falla en cuanto se elimina la conexión.
• Si más adelante vuelves a conectar la misma cuenta, se crea una conexión nueva.

Preguntas frecuentes

¿Las apps cuestan algo más?

No. La facturación no cambia: pagas por las pantallas activadas, reproduzcan lo que reproduzcan. Los archivos importados de Google Drive cuentan para tu almacenamiento de medios igual que los que subes. Los servicios que conectas pueden tener sus propias licencias (por ejemplo, Power BI — consulta su página).

¿Quién puede conectar cuentas?

Los administradores del departamento y de la organización. Una vez conectada una cuenta, cualquier miembro del departamento puede usarla para crear reproducibles de app; en el caso de archivos privados de Google, solo con los que un administrador ya haya permitido.

¿Puedo usar apps sin conectar nada?

Sí, con enlaces públicos (consulta Enlaces públicos más arriba). La cuenta conectada solo hace falta para contenido privado.

¿A qué accede Bohemica Signage?

Depende del servicio. Una conexión de Microsoft obtiene permiso para leer los informes de Power BI que puede ver la cuenta conectada, aunque Bohemica Signage solo abre los que añades como reproducibles. Una conexión de Google solo puede abrir los archivos que permitas para la app, además del contenido publicado o compartido públicamente. En ambos casos, Bohemica Signage se limita a leer contenido y nunca cambia nada en tus cuentas.

No consigo conectar una cuenta. ¿Qué puedo comprobar?

Asegúrate de haber aprobado todos los accesos solicitados (con Google, deja marcado el permiso de Drive), de haber terminado de iniciar sesión en unos 10 minutos y, si estás reconectando, de haber iniciado sesión con la misma cuenta que antes. Algunas organizaciones restringen la conexión de apps externas; si nada de esto funciona, consulta a tu administrador de TI.

¿Qué pasa si se borra el origen?

Con contenido de una cuenta conectada, el reproducible se queda en tus listas y su hueco muestra en pantalla un aviso de que el contenido no está disponible temporalmente; lo sigue intentando hasta que arregles el origen o quites el reproducible. Nada se elimina automáticamente. Con un enlace público, la pantalla muestra en su lugar la página de error del propio servicio. Las importaciones de Google Drive son copias, así que borrar el original en Drive no les afecta.

No veo Integraciones ni el tipo Aplicación.

Las apps se activan de forma individual para cada cliente: contacta con nuestro equipo de soporte.

¿Necesitas ayuda?

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